CRM 業務プロセス フロー

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目次 †

概要 †

業務プロセス フローにって、
ユーザは定義されたステージを経てプロセスを実行することにより、

• 組織の標準的な運用手順を順守できる。
• 組織の標準的な運用手順を短期間で習得できる。
  • ユーザ時間、トレーニングコストの削減
  • システム導入の促進

CRM 2011に対するCRM 2013での更新

• CRM 2011では営業・サービスのモジュールの特定の機能に対して導入された。
• CRM 2013では機能が拡張され、更に多くのプロセス・エンティティのカスタマイズが可能なった。

• 業務プロセス フロー
  https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dn531164.aspx

動作 †

業務プロセス フローに関連するレコードのフォームの上部には、プロセス バーが表示される。

• プロセス バーを使用して、ユーザは組織のプロセスを実行できる。

• フォームで一度に複数のフィールドのデータを収集せず、
  を各ステージで１つ１つフィールドのデータ収集できる。

• 複数のエンティティに関連するプロセスを実行できる。
  • e.g.:営業プロセス（潜在顧客->営業案件->見積->受注->サポート案件）
  • ユーザは（全体の流れやエンティティの関連を意識せず）各ステージの要件に集中できる。

• システム ジョブではなく、レコード入力の手段と一連のルールを提供する。

用途 †

営業プロセス †

新規引合 †

定期注文 †

サービス プロセス †

バグ対応 †

導入サポート †

プロセスの種類 †

ワークフロー †

開始 †

ワークフローを開始する方法

• フィールド値の変化など、イベントに基づいて開始
• ユーザが必要に応じて手動で開始

実行 †

• アクション
  • アクションを実行する。
  • 代替アクションを実行する。
    条件値によって、実行するアクションを変更する分岐ロジックを含めることができる。
  • アクションを無視する。

• アクションの処理
  • レコードを作成・更新する。
  • 待機（暫く待機、イベントを待機）
  • 他のワークフローを開始する。
    • 同じレコードへ関連付ける。

ダイアログ †

開始 †

ダイアログを開始する方法

• ユーザが必要に応じて手動で開始

ダイアログの実行 †

• 一連のステップを操作し情報の入力やオプションの選択を行う。
• 条件値によって、提示する質問を変更する分岐ロジックを含めることができる。
• ユーザはダイアログを最後まで完了するか途中で破棄するか選択可能。
• １ユーザは同時に１ダイアログのみ実行可能。
• １つのレコードに対して複数ユーザが同時にダイアログを実行可能。

業務プロセス フロー †

開始 †

業務プロセス フローを開始する方法

• 業務プロセス フローが構成されているエンティティのレコードが作成されたとき起動
• 業務プロセス フローにより、そのレコードに対して更新を行う。

プロセスの実行 †

• 直線的であり、分岐ロジックを含めることはできない。
  • 自動での切り替え不可能
  • 手動での切り替え可能（コマンドバーから[プロセスの切り替え]を選択する）
    • 1つのエンティティに対して、最大10個の業務プロセス フローを同時にアクティブ化可能
    • 1人のユーザは同時に1つの業務プロセス フローを実行できる。
    • 切り替え後は、切り替え先の業務プロセス フローの最初のステージに設定される。
    • 切り替え可能なのは、業務プロセス フローで処理中のエンティティの業務プロセス フロー。

• プロセスの停止
  ユーザはプロセスを停止できる。

• プロセスの再開
  レコードの検索フィールドに、レコードの現在のプロセスとステージが表示される。
  • ユーザは後でプロセスに戻りステージを続行できる。
  • 他のユーザが、プロセスをフォローアップできる。

• １つのレコードに対して複数ユーザが同時に業務プロセス フローを実行することはできない。

業務プロセス フローの構成 †

以下の様な階層で構成されている。

• エンティティ（対象レコード）（最大５エンティティ）
  • --->ステージ（画面）（30ステージ）
  • --->ステップ（入力）
  • --->フィールド（列）
  • --->必須（オプション）

エンティティ †

プロセスに含めるエンティティ（対象レコード）

システム エンティティ †

• 25のシステム エンティティ
  • 業務プロセス フロー > 業務プロセス フローに関する考慮事項 > 業務プロセス フローを使用できるエンティティ
    https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dn531164.aspx#BKMK_Considerations

• システム エンティティの業務プロセス フロー
  • 潜在顧客から営業案件への営業プロセス
  • 営業案件の営業プロセス
  • サポート案件への電話のプロセス

カスタム エンティティ †

• 業務プロセス フローのプロパティを有効にしたカスタム エンティティ

ステージ †

• 必要なステージ（画面）
• １つのエンティティに関連付けられる。
• ステージはステップをグループ化する。

• ステージの順番
  • ”主エンティティ”のステージが開始する。
  • ”主エンティティ”と１対多の関連のある
    ”含まれたエンティティ”のステージに遷移（フィールドマッピング）
  • ”主エンティティ”のステージが完了していない場合、
    ”含まれたエンティティ”のステージは南京錠の記号付きで表示される。
  • ステージ間の移動してプレビュー可能
    （任意のステージのステップを表示可能）。

• [プロセス サイクルのクローズ]・・・

ステップ †

• ステージ内のステップ（入力）
• プロセスのコンテキストに合ったラベルに変更可能。
• 業務ルールやフォーム スクリプトが自動的に適用される。

フィールド †

• ステップに１対１で対応するフィールド列
• フィールド セキュリティは業務プロセス フローでも考慮される。

必須 †

• 赤いアスタリスクが表示されるが、こちらは、入力しなくてもレコードの保存可能。
• ただし、必須ステップを完了させずに次のステージを続行できない。

他のコンポーネント †

組み合わせにより、強力な管理された業務プロセスを提供可能。

業務ルール †

フィールド セキュリティ †

ワークフロー †

業務プロセス フローの作成 †

• エンティティの業務プロセス フローのプロパティを有効にして保存・公開

検索フィールド †

業務プロセス フローのプロパティを有効にしたエンティティでは、

• 停止された業務プロセス フローを再開可能にするため、
  エンティティにプロセスIDとステージIDという
  検索フィールドがシステムにより自動的に付与される。

• プロセスID：現在のプロセスのIDが保存される。
• ステージID：現在のステージのIDが保存される。

• 検索フィールドの利用方法
  • ビューや高度な検索のクエリに含めることができる。
  • ビューのビュー列に追加してもGUIDが表示されるだけ。

• 検索フィールドの制限
  • 検索フィールドは、変更できない。
  • 検索フィールドは、フォームに追加できない。
  • 検索フィールドは、ワークフローやダイアログのプロセスで使用できない。

業務プロセス フロー エディター †

業務プロセス フローの構成が可能。

• ”主エンティティ”の定義（変更不可）
• ”主エンティティ”と１対多の関連のある”含まれたエンティティ”の追加。
• ステージの追加や削除と移動。
• ステージ カテゴリを設定可能（検索で使用可能）。
• ステップとフィールドの関連付け
• フィールドの[必須]設定のオン・オフ

手順 †

業務プロセス フロー †

新規 †

• [Microsoft Dynamics CRM] ---> [設定] ---> [プロセス]
  若しくは、ソリューション エクスプローラーで[プロセス]をクリック

• メニューバーで[新規]をクリック

• [プロセスの作成]ダイアログ ボックスで
  • プロセス名を入力する。
  • [カテゴリ]で[業務プロセス フロー]を選択する。
    
  • [OK]をクリックして保存（以降、カテゴリの変更は不可能）

• 以降、業務プロセス フローの設定
  • [エンティティ]でプロセスの最初のステージで使用される主エンティティを選択
  • [OK]をクリックして保存（以降、最初のエンティティの変更は不可能）
  • 業務プロセス フロー エディターが起動する。

• 業務プロセス フロー エディターで業務プロセス フローを構成

• [非アクティブ]状態からツール バーの[アプティブ化]により[アクティブ]状態に変更する。

コピー †

コピーを作成する場合は、ツール バーの[名前をつけて保存]をクリックする。

• コピーは、既定のソリューションに作成される。
• コピーを、他のソリューションに含める場合、
  • ソリューション エクスプローラーで[プロセス]をクリック
  • メニューバーで[既存追加]をクリック

インポート †

インポート時に、[アプティブ化]するかどうかの選択が可能。

ステージ †

セキュリティ †

アクセス制御 †

• フォームやダッシュボード同様に、セキュリティ ロールによって制御される。
• 既定で新しい業務プロセス フローはシステム管理者・システムカスタマイザーのロールにのみ割り当てられる。
• データ アクセスとは別のアクセス許可を持たないカスタム セキュリティ ロールを使用できる。
• アクセス許可がない業務プロセス フローは表示されるが選択できない。

フィールド セキュリティとの組合せ †

書き込み許可なし †

• フィールド セキュリティ（書き込み許可なし）＋必須ステップで承認ステップを作成できる。
• 別の書き込み許可のあるユーザが対象のフィールドにデータを入力する必要がある。
• すると、[[ココ>]]と[[ココ>]]の仕様によって、承認プロセスができあがる。[次の段階]で進めなくなる。

• ベストプラクティス
  承認ステップを作成を作成する場合、
  • すべてのユーザに読み取りアクセス許可を与えて、
  • 承認ユーザに書き込みアクセス許可を与える。
  • 作成アクセス許可は関係ない（業務プロセス フローは、作成されたれコードに対して行うため）

読み取り許可なし †

フィールド セキュリティ（読み取り許可なし）＋必須ステップの場合、
必須は適用されず、ユーザは次のステージに進むことができる。