CRMの電子メールの管理のバックアップ(No.2) - マイクロソフト系技術情報 Wiki

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目次 †

概要 †

処理システム †

Dynamics CRM は

サーバ処理システム
- E-mail Router
- サーバー側同期

クライアント処理システム
- Outlook用Microsoft Dynamics CRM

のどちらでも電子メールと統合可能。

用語 †

メールボックス
- 電子メールクライアント内のフォルダー

メールボックスレコード
- Dynamics CRMのレコード

電子メールの処理 †

処理方法 †

E-mail Router
サーバー側同期
Outlook用Microsoft Dynamics CRM

選択 †

ポイント †

設置型か？Onlineか？
組織の電子メールインフラストラクチャ
組織の技術的な能力（IT部門）

組合せ †

同一の組織内では、以下の組合せのみ許可される。

サーバ処理システムは二者択一（Alternative）

１つのサーバ処理システムと
クライアント処理システムの組み合わせが可能。

比較 †

E-mail Router
- メリット
  - 一元管理されたソリューション
  - 比較的大規模な展開に向く
  - Exchange2007のサポート
  - Dynamics・Exchangeのオンプレ・Online連携（逆も）で使用可能

デメリット
- インストールが必要
- 管理構成にE-mail Router構成マネージャという別のプログラムが必要
- CRM Serverで作成した予定、取引担当者、タスクは
  Outlook用Microsoft Dynamics CRM との同期が必要

サーバー側同期
- メリット
  - インストールが不要
  - 一元管理されたソリューション
  - 比較的大規模な展開に向く
  - Webアプリケーションで管理構成が可能
  - CRM Serverで作成した予定、取引担当者、タスクは直接同期される
  - 資格情報を構成しなくてもO365、ExchangeOnline?と同期可能
  - エラーレポートの提供

デメリット
- Exchange2007がサポートされない。
- Dynamics・Exchangeのオンプレ・Online連携（逆も）で使用不可能。

Outlook用Microsoft Dynamics CRM
- メリット
  - 構成が不要
  - Outlook用Microsoft Dynamics CRM以外のインストールが不要
- デメリット
  - クエリには使用できない。
  - メールの送信・受信（追跡）にOutlookが（起動されている）必要がある。

構成 †

サーバ処理システムの構成 †

Webアプリケーションで[設定]→[電子メールアクセス構成]に移動
　→[電子メールアクセス構成の設定]をクリック
　→[システムの設定]→[電子メール]タブ→[電子メールの処理方法]で
- [E-mail Router]
- [サーバー側同期]

を選択。

追跡と関連付け †

電子メールメッセージのフィルター処理と関連付け
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/Hh699705.aspx

追跡
- 電子メールの受信に応答してCRMの電子メール活動が自動的に作成されるようになる。
- 追跡された後、関連するレコードのクローズされた活動に表示される。
- 電子メールから削除されても、CRM内の電子メール活動は削除されない。

自動追跡 †

設定 †

[個人用オプション設定]ダイアログボックス→[電子メール]タブ→[追跡]オプション

[すべての電子メールメッセージ]

[CRM 電子メールに対する返信の電子メールメッセージ]
電子メールの関連付けで追跡対象になった電子メールに対する返信の電子メールメッセージ

[CRM 潜在顧客、取引先担当者、および取引先企業からの電子メールメッセージ]
差出人アドレスがCRM 潜在顧客、取引先担当者、取引先企業と一致する電子メールメッセージ

[電子メール対応のCRMレコードからの電子メールメッセージ]
差出人アドレスが任意のCRMレコードと一致する電子メールメッセージ

関連付け †

追跡対象の電子メールをCRMのレコードにリンクする機能

関連付けには以下の3つの方法があるが、
お薦めは、追跡トークン（コンピュータによる判断ミスがないので）。

スマートマッチング（既定で有効）
件名、受信者の双方から類似性に注目する。判断ミスがある。
- 件名の一致："RE:"等の接頭辞は無視される。
- アドレスの一致：同一の送信者・受信者のアドレス数。

追跡トークン
判断ミスがないので推奨の方法。
- CRMによって生成される英数字文字列が電子メール件名の末尾に付加される。
- 構成可能なパーツ
  - 接頭辞
    1 ～ 20 文字で構成可能。既定値は"CRM:"
  - 展開ベースの追跡番号
    特定のインスタンス、組織、または展開の識別子
    0 ～ 2,147,483,647 から構成可能。既定値は 0
  - ユーザー番号の桁範囲
    ユーザーの数値識別子、1 ～ 9 から構成可能。既定の範囲は 3 桁。
  - 増分メッセージカウンターの桁範囲
    一連の電子メール活動の数値識別子、1 ～ 9 から構成可能。既定の範囲は 3 桁。

例
CRM:0111222
- 接頭辞:"CRM:"
- 展開ベースの追跡番号："0"
- ユーザー番号の桁範囲："111"
- 増分メッセージカウンターの桁範囲："222"

電子メールヘッダ
- E-mail Routerでは使用できない
- スマートマッチング・追跡トークンと組合せて使用可能。

関連付けの設定方法。

[設定]→[電子メールアクセス構成]に移動
　→[電子メールアクセス構成の設定]をクリック
　→[システムの設定]→[電子メール]タブ→[電子メールの関連付けの設定]

手動追跡 †

Outlook用Microsoft Dynamics CRMをインストールしたユーザのみ可能。

メールボックの監視 †

自動追跡の監視機能 †

サーバ処理システム

E-mail Router
サーバー側同期

自動追跡の監視対象 †

組わせて構成可能。

ユーザのメールボックス
キューのメールボックス
転送用メールボックス（単一のメールボックス）

ユーザのメールボックス †

複数の電子メールサーバーに配置可能。

キューのメールボックス †

複数の電子メールサーバーに配置可能。

転送用メールボックス（単一のメールボックス） †

多数のメールボックス監視が負荷になる場合にお薦め。

処理量
資格情報の管理

転送用メールボックス †

転送ルール †

転送は、オリジナルのメールを添付して転送するので、
電子メールシステムはPOP3準拠でオリジナルのメールを添付ファイルとして転送できる必要がある。

以下に転送ルールを適用する必要がある。
- ユーザのメールボックス
- キューのメールボックス

ルール展開ウィザード（E-mail Routerと共にインストールされる）
- Exchange Serverの複数のユーザ・キューのメールボックスに対して
  同時に転送ルールを展開でき、管理・保守の手間を大幅削減できる。
- Exchange Server以外のメールボックスに対しては使用することはできない。

監視の処理順 †

監視されているユーザ or キューのメールボックスが電子メールを受信。
転送ルールにより、オリジナルのメールが添付ファイルとして転送用メールボックスに転送される。
E-mail Router・サーバー側同期は転送用メールボックスをポーリングして転送メールを受信、 CRMServerの実行されているコンピュータに送信（HTTP・）する。
追跡設定に基づいて電子メール活動の作成とリンクするレコードを決定。